Iniciamos un nuevo año y es muy común durante este período repensar nuestras actitudes y adoptar prácticas que traen mejores resultados. No es diferente en el entorno corporativo y reconsiderar las estrategias es extremadamente importante para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo.
Aún con la vuelta de las actividades a la modalidad presencial, los eventos online, que han cobrado toda su fuerza en los últimos años, persisten como una forma de acercar a las empresas y sus clientes.
La producción de eventos corporativos es una actividad que suele involucrar a una gran audiencia y muchos recursos, el proceso no debe ser diferente en el entorno online. Aunque suele ser más económico, un evento online debe organizarse con especial cuidado para evitar errores comunes.
Aquí enumeramos algunos errores que pueden impedir que su evento en línea logre los resultados esperados.
1- No centrarse en la experiencia del participante
No pensar en cómo será la participación del cliente es un error que puede llevar tu evento al fracaso. Indique a los participantes de manera objetiva cómo accederán al evento, cómo será la dinámica y cómo se realizarán las preguntas. Deja claro qué contenido se abordará para que el espectador pueda decidir si es de su interés o no, una sorpresa en este momento puede no ser bien recibida. Preste atención a la relevancia y calidad de la información compartida para fidelizar a la audiencia.
2- Falta de gestión presupuestaria
No tener pleno conocimiento de los recursos disponibles para la organización de un evento puede ser bastante comprometedor, más aún cuando la producción está a nombre de una empresa. La falta de una buena gestión presupuestaria puede interferir negativamente en los resultados, generando costos y pérdidas inesperados para todos los involucrados. Esto es malo para la imagen de tu negocio, que podría perder toda la credibilidad que ya ha ganado.
3- No hacer publicidad al público ideal
Uno de los principales errores a evitar al organizar eventos online es la publicidad inadecuada. Separa una lista del público que está interesado en el tema tratado en tu evento y utiliza acciones de comunicación a través de redes sociales, correos electrónicos de marketing para que tu evento sea conocido por ellos y el día cuentes con la participación de la mayor cantidad de personas posible.
4- No invertir en la parte técnica
Defina el tamaño del evento para garantizar que el servidor de Internet admita la cantidad real de participantes con una experiencia estable, evitando caídas de conexión que pueden provocar el retiro de algunos participantes.
Verifique el equipo antes de iniciar el evento, asegúrese de que el micrófono del locutor no tenga retroalimentación. También asegúrese de que la iluminación esté enfocada. Una transmisión con audio e iluminación deficientes es desagradable y puede hacer que la audiencia se retire.
5- El escenario no es adecuado para la temática del evento
Tanto presencial como virtual, lo ideal es montar un escenario acorde con la temática del evento. El secreto es la constancia. Respeta los colores de la identidad visual de tu empresa. El escenario puede ser más distendido, pero sin huir de la profesionalidad.
6- Preparar conferencias largas y monótonas
Se recomienda que su evento tenga una duración aproximada de una hora. Incluso si un evento determinado dura uno o dos días completos, cada parte de esta agenda no debe exceder los 60 minutos. Este es el tiempo promedio que la audiencia puede permanecer enfocada en el tema principal. La dinámica de la conferencia en línea también es muy importante. Las interacciones y gamificaciones entre una agenda y otra contribuyen a mantener a todos conectados.
7- No tener un plan B
Por mucho que te prepares, las cosas pueden salirse de control. Por lo tanto, es importante planificar imágenes o videos que se compartirán con los participantes en caso de retraso y cambio de horario, por ejemplo. Deje textos para notificaciones, publicaciones y correos electrónicos listos.
Piense en una programación que reemplace a la principal, en caso de que ocurra un problema. Asegúrate de que Internet esté 100% en el lugar de la transmisión, pero deja lista una segunda opción en caso de que la primera tenga algún problema. Definir quiénes serán los responsables de ejecutar el evento de respaldo (host, equipo de comunicación y transmisión).
8- No tener un plan efectivo
La planificación sirve para la definición inicial de todo lo que debe ocurrir durante el evento corporativo. Para que el servicio funcione de principio a fin, es fundamental realizar un levantamiento general de cada elemento que involucra la ejecución de la obra, como presupuesto, equipo necesario, lugar de grabación y distribución, métodos de difusión y principalmente el público. que estará presente.
Sin esta información básica y un plan de actividades para cada acción, es casi imposible organizar un buen evento. En algunos casos, la planificación puede incluso parecer superficial debido a su simplicidad, pero créame, tenerla hará toda la diferencia en su negocio.
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