Começamos um novo ano e é muito comum nesse período repensarmos nossas atitudes e adotarmos práticas que tragam melhores resultados. Não é diferente no meio corporativo e reconsiderar as estratégias é de extrema importância para a sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo.
Mesmo com as atividades retornando ao modo presencial, os eventos online, que adquiriram força total nos últimos anos, persistem como uma forma de aproximar as empresas e seus clientes.
A produção de eventos corporativos é uma atividade que costuma envolver um público grande e muitos recursos, o processo não deve ser diferente no meio online. Mesmo sendo muitas vezes mais econômico, um evento online precisa ser organizado com cuidados especiais para que erros comuns sejam evitados.
Listamos aqui alguns erros que podem atrapalhar que seu evento online atinja os resultados esperados.
1- Não focar na experiência do participante
Não pensar como será a participação do cliente é um erro que pode levar o seu evento ao fracasso. Avise aos participantes de forma objetiva como eles acessarão o evento, de que forma será a dinâmica e como serão feitas as perguntas. Deixe nítido qual será o conteúdo abordado para que o espectador decida se é do seu interesse ou não, uma surpresa nessa hora pode não ser bem recebida. Capriche na relevância e qualidade das informações compartilhadas para fidelizar a audiência.
2- Falta de gestão de orçamento
Não ter conhecimento total dos recursos disponíveis para a organização de um evento pode ser bastante comprometedor, ainda mais quando a produção está em nome de uma empresa. A falta de uma boa gestão de orçamento pode interferir nos resultados de forma negativa, gerando custos inesperados e prejuízos para todos os envolvidos. Isso é ruim para a imagem do seu negócio, que poderá perder toda a credibilidade já conquistada.
3- Não fazer uma divulgação para o público ideal
Um dos principais erros a evitar ao organizar eventos online é uma divulgação inadequada. Separe uma lista do público que se interessa pelo assunto abordado no seu evento e utilize ações de comunicação através de redes sociais, e-mails marketing para que seu evento seja do conhecimento dele e no dia você tenha a participação do maior número possível de pessoas.
4- Não investir na parte técnica
Defina o tamanho do evento para garantir que o servidor de internet suporte a quantidade real de participantes com uma experiência estável, evitando quedas de conexão que podem levar à desistência de alguns participantes.
Cheque os equipamentos antes de iniciar o evento, certifique-se que o microfone do locutor não está com microfonia. Observe também se a iluminação está com foco correto. Uma transmissão com aúdio e iluminação ruins são desagradáveis e pode levar a desistência do público.
5- O cenário não ser adequado para o tema do evento
Tanto no presencial quanto no virtual, o ideal é montar um cenário que esteja de acordo com o tema do evento. O segredo é a coerência. Respeite as cores da identidade visual da sua empresa. O cenário pode ser mais descontraído, mas sem fugir do profissionalismo.
6- Preparar palestras longas e monótonas
O indicado é que seu evento tenha cerca de uma hora de duração. Ainda que um determinado evento dure um ou dois dias inteiros, cada parte desta agenda não deve ultrapassar 60 minutos. Este é o tempo médio que o público consegue se manter focado no assunto principal. A dinâmica da palestra online também é importantíssima. Interações e gamificações entre uma agenda e outra contribuem para manter todos conectados.
7- Não ter um plano B
Por mais que você se prepare, as coisas podem sair do seu controle. Sendo assim, é importante planejar imagens ou vídeos que serão compartilhados com os participantes em caso de atraso e de mudança de programação, por exemplo. Deixe os textos para as notificações, posts e e-mails prontos.
Pense numa programação que substitua a principal, caso algum problema aconteça. Garanta que no local da transmissão a internet esteja 100%, mas deixe uma segunda opção preparada caso a primeira tenha qualquer problema. Defina quem serão as pessoas responsáveis pela execução do evento de backup (host, equipe de comunicação e transmissão).
8- Não ter um planejamento eficaz
O planejamento serve para a definição inicial de tudo o que deve ocorrer durante o evento corporativo. Para que o serviço funcione do início ao fim, é imprescindível realizar um levantamento geral de cada elemento que envolve a execução dos trabalhos, como orçamento, equipe necessária, local de gravação e distribuição, métodos de divulgação e principalmente o público que estará presente.
Sem essas informações básicas e um plano de atividades para cada ação, fica quase impossível organizar um bom evento. Em alguns casos, o planejamento pode até parecer superficial pela simplicidade que possui, mas acredite, contar com ele fará toda a diferença nos seus negócios.
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